Nicht nur internationale und nationale Regularien, auch Richtlinien, Prozess- Dokumentationen (SOPs), Arbeitsanweisungen und – Prozesse unterliegen einem stetigen Wandel. Dies erfordert fortwährende Trainings für den aktuell betroffenen Personenkreis. Überdies hinaus ist eine lückenlose Dokumentation und Versionierung aller eintretenden Änderungen – auch retrospektive – erforderlich. Es reicht jedoch nicht aus, die bereits erwähnten Aspekte innerhalb des Unternehmens zu berücksichtigen und zu befolgen. Personenkreise, die von Änderungen betroffen sind, müssen bis zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen Regeln über diese unterrichtet und geschult werden. Dies erfordert zum einen für jedes Dokument das Setzen eines „Effective Dates“, welches das Inkrafttreten einer Neuerung definiert, zum anderen eine zeitbasierte Versionierung zur Sicherstellung des Vermittelns der jeweils zu diesem Zeitpunkt richtigen und gültigen Vorgaben.

Ein Unternehmen setzt sich bekannterweise aus mehreren Bereichen und Abteilungen zusammen. Hinzu kommen für jeden Bereich und jede Abteilung mehrere Funktions- und Tätigkeitsfelder. Von diesen wiederum kann ein einzelner Mitarbeiter eines oder auch mehrere innehaben. Einige Mitarbeiter bekleiden sogar abteilungsübergreifende und/oder unternehmensweite Tätigkeitsfelder. Die Mehrzahl der Mitarbeiter lässt sich jedoch auf Basis ihrer gemeinsamen Tätigkeitsfelder gut zu Personenkreisen zusammenfassen.

Für jeden Personenkreis innerhalb eines Unternehmens gelten unterschiedliche Regeln, nach denen sie agieren. Diese Regeln sind in Trainingsplänen hinterlegt, die für alle sich in einem Personenkreis befindlichen Mitarbeiter Gültigkeit haben. Jedoch unterliegen auch diese Trainingspläne regelmäßigen Änderungen wie neue Aufgaben- und/oder Funktionsbereiche und dergleichen. Die Versionierung zur Nachvollziehbarkeit der zu einem bestimmten Zeitpunkt geltenden Trainingspläne und Anforderungen ist folglich unabdingbar.

Werden nun die versionierten Anforderungen mit den versionierten Trainingsplänen kombiniert, steigt die Komplexität des Bereiches Compliance/Training enorm an. Jederzeit muss nachvollzogen werden können, wann welcher Trainingsplan für wen gültig war/ist/wird und welche Anforderungen darin gestellt wurden/sind/werden.

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